Política de privacidad

POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Categoría del documento:

Documento empresarial

Tipo de documento:

Política empresarial

ID del documento:

HD 001

Versión:

1

Asunto:

Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

Fecha de implementación

28 de abril de 2020

Vigencia

Indefinida

Ámbito de Aplicación Geográfico:

Colombia

Departamento encargado:

Gerencia de Tecnología de la Información

Responsable del Tratamiento de los Datos Personales:

COCINASOLUCIONES SAS
Dirección: Carrera 33#10-94
 Correo electrónico: habeasdata@cocinasoluciones.com Teléfono: 3138728872

Establecimientos de comercio del responsable

Mistral en Casa

 

OBJETIVO

POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

COCINASOLUCIONES, ha asumido el compromiso de desarrollar su actividad comercial en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, demás normas que conforman el régimen de Habeas Data de Colombia y de los más altos estándares éticos aplicables. De acuerdo con lo anterior, teniendo en cuenta que para nuestra actividad comercial el uso de sus Datos Personales es fundamental, afirmamos que realizaremos su Tratamiento de manera justa y transparente.

Conforme a lo expuesto, esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) tiene como propósito principal

ALCANCE

Está Política es de acceso público, motivo por el cual cualquier persona que desee conocer los estándares y procedimientos establecidos por COCINASOLUCIONES en relación con el Tratamiento de Datos Personales y la protección de su información contenida en las Bases de Datos de COCINASOLUCIONES, podrá acceder a ella y consultarla de manera permanente.

Asimismo, y con el objeto de garantizar el respeto y goce de los derechos de los Titulares de la información, esta Política deberá ser cumplida por todos los directores, trabajadores de tiempo completo y medio tiempo vinculados a COCINASOLUCIONES. Igualmente, será aplicada respecto de todos los agentes, representantes, asesores, contratistas y personas que actúen en nombre y representación de COCINASOLUCIONES, siempre que conste estipulación previa en los contratos pertinentes con los mismos. Para los fines de esta política se hará referencia a todas las personas descritas con anterioridad como “Personal de COCINASOLUCIONES”.

Titulares de los Datos Personales el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual será sometida esta información, en caso de que se otorgue su autorización previa, expresa e informada, así como los derechos que les asisten en calidad de Titulares de la información y poner en conocimiento de los procedimientos establecidos por COCINASOLUCIONES para hacerlos efectivos.

 

I. DEFINICIONES

POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Término

Definición

Personal de C.Soluciones

Todas las personas que deberán cumplir esta Política de conformidad con lo dispuesto en su alcance.

Dato Personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociase a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Titular

Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

Base de datos

Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato público

Es el dato que no sea privado, semiprivado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Responsable del Tratamiento

COCINASOLUCIONES cuando por sí misma o en asocio con otros, decida sobre los Datos Personales que estén contenidos en sus Bases de Datos.

Encargado del Tratamiento

Tratamiento por persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de los Datos Personales por cuenta de COCINASOLUCIONES

Transferencia

La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión

Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

II. PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para el Tratamiento de los Datos Personales, COCINASOLUCIONES tendrá en cuenta los siguientes principios:

1) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: el Tratamiento de los Datos Personales se sujetará a lo establecido en las leyes aplicables en la materia para Colombia y en las demás disposiciones que desarrollen estas leyes.

2) Principio de finalidad: el Tratamiento obedecerá a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley de Colombia, la cual será informada al Titular de los Datos Personales.

3) Principio de libertad: el Tratamiento sólo podrá ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no serán obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

4) Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

5) Principio de transparencia: en el Tratamiento se garantizará el derecho del Titular a obtener de COCINASOLUCIONES o su Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

6) Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujetará a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de las leyes aplicables para la materia y, de manera particular, de esta Política. Los Datos Personales, salvo la información pública, no estarán disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

7) Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por COCINASOLUCIONES o su Encargado del Tratamiento se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los Datos Personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

8) Principio de confidencialidad: todo el Personal de COCINASOLUCIONES que intervenga en el Tratamiento de Datos Personales que no tenga la naturaleza de públicos, estará obligado a garantizar la reserva de los mismos, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

 

III. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Obtención y Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales

COCINASOLUCIONES garantiza que solo realiza Tratamiento de los Datos Personales de las personas que de manera previa y expresa han autorizado dicho Tratamiento. De la autorización,COCINASOLUCIONES conservará fiel copia, para que en el momento que lo desee, y siempre y cuando sea procedente, su Titular solicite su revocatoria y la supresión inmediata de su información.

En la solicitud de autorización,COCINASOLUCIONES entregará toda la información relacionada al Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales de cada Titular, incluyendo, cuando aplique, información relacionada con la transmisión o transferencia de los Datos Personales a terceros.

Cuando la obtención de los Datos Personales se derive de la celebración de un contrato, los términos y condiciones particulares del Tratamiento de los mismos se encontrarán documentados en los contratos suscritos con los Titulares. Por lo anterior, cuando un proveedor, trabajador, o, excepcionalmente, un cliente, firme el correspondiente contrato, se dará por entendido que está dando su consentimiento, expreso e informado, para que COCINA SOLUCIONES realice el Tratamiento de su información.

Asimismo, cuando los Titulares de los Datos Personales entreguen su información a COCINASOLUCIONES de manera voluntaria y unilateral, se entenderá que dieron su autorización expresa para el Tratamiento de estos datos con la finalidad estrictamente relacionada con el trámite o solicitud realizada a COCINASOLUCIONES, de conformidad con lo señalado en el numeral 8 de esta Política.

 

COCINA SOLUCIONES no estará obligada a solicitar la autorización del Titular de los Datos Personales, en los siguientes casos: i) para información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; ii) cuando se trate de datos de naturaleza pública; iii) en los casos de urgencia médica o sanitaria; iv) cuando el Tratamiento sea autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y, v) cuando se trate de datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

2. Acceso a los Datos Personales:

En desarrollo de las finalidades para realizar el Tratamiento mencionado en esta Política y/o en aquellas que se indiquen de manera expresa en la solicitud de autorización para el Tratamiento, la información almacenada en las Bases de Datos de

COCINA SOLUCIONES podrá ser compartida internamente a los trabajadores de COCINA SOLUCIONES que estén relacionados directamente con la finalidad informada.

COCINA SOLUCIONES no compartirá o entregará Datos Personales almacenados en sus Bases de Datos con terceras personas no relacionadas con COCINA SOLUCIONES. Sin embargo, y cuando la finalidad así lo requiera, los Datos Personales podrán ser legítimamente transmitidos o transferidos a aliados comerciales o proveedores de servicios de COCINA SOLUCIONES, para cumplir con objetivos contractuales o comerciales específicos.

En cualquiera de estos eventos, COCINA SOLUCIONES se compromete a tomar todas las medidas pertinentes para que el Tratamiento de la información por parte de sus aliados comerciales o proveedores de servicios, se realice en estricto cumplimiento de esta Política.

3. Finalidad del Tratamiento

Sin perjuicio de lo señalado en la solicitud de autorización o contrato correspondiente, el Tratamiento de los Datos Personales realizado por COCINA SOLUCIONES, tiene como finalidad de manera general cualquiera de las siguientes:

1) Ejecutar la relación contractual existente con trabajadores, proveedores, clientes y otros contactos comerciales.

2) Desarrollar procesos de selección, evaluación, y vinculación laboral.

3) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con los trabajadores de TAKAMI en relación con el pago de salarios, prestaciones sociales y demás consagradas en el contrato laboral.

4) Evaluar la calidad de los servicios prestados por trabajadores.

5) Satisfacer solicitudes de domicilios de cualquiera de los restaurantes pertenecientes a COCINA SOLUCIONES y/o a las sociedades administradas por COCINA SOLUCIONES.

6) Satisfacer solicitudes de reservas de cualquiera de los restaurantes pertenecientes a COCINA SOLUCIONES y/o a las sociedades administradas por COCINA SOLUCIONES.

7) Contactar a los clientes en caso de quejas, reclamos o sugerencias sobre el servicio de los restaurantes pertenecientes a COCINA SOLUCIONES y/o a las sociedades administradas por COCINA SOLUCIONES.

8) Enviar información comercial sobre las actividades que realizan los restaurantes pertenecientes a COCINA SOLUCIONES y/o a las sociedades administradas por COCINA SOLUCIONES y sobre el lanzamiento de nuevos productos o servicios.

9) Realizar campañas de satisfacción y hacer seguimiento de la prestación de los servicios y los productos de los restaurantes pertenecientes a

COCINA SOLUCIONES y/o a las sociedades administradas por COCINA SOLUCIONES.

10) Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivo móvil, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos, promociones, campañas y/o concursos de carácter comercial o publicitario, relacionados con los restaurantes pertenecientes a COCINA SOLUCIONES y/o a las sociedades administradas por COCINA SOLUCIONES.

11)Comprar productos o solicitar servicios respecto de sus proveedores y reportar la información tributaria referente a los mismos.

12)Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales.

13) Soportar procesos de auditoría interna o externa.

14) Realizar estudios estadísticos o procesos contables.

4. Compromiso de privacidad y seguridad

COCINA SOLUCIONES está comprometida con la confidencialidad y privacidad de los Datos Personales que se encuentran almacenados en sus Bases de Datos que se encontrarán bajo restricciones de acceso y de disponibilidad, impidiendo su consulta por parte del público en general.

Con base en lo anterior, COCINA SOLUCIONES garantiza a los Titulares de los Datos Personales la conservación de los mismos bajo condiciones estándar de seguridad típicas en la industria, que impidan su adulteración, pérdida, robo, consulta pública, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así como la implementación de prácticas internas que contribuyan a un ambiente seguro de la información.

5. Tratamiento de los Datos Personales de niños y adolescentes.

 TAKAMI entiende que el Tratamiento de los Datos Personales de niños o adolescentes está permitido siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente responda a la realización del principio de su interés superior

6. Tratamiento de los Datos Sensibles

COCINA SOLUCIONES se compromete a evitar, en la medida de lo posible, el Tratamiento de Datos Sensibles. Sin embargo, cuando estos sean absolutamente necesarios, COCINA SOLUCIONES tendrá en cuenta:

1) La necesidad de informar al Titular que, por tratarse de Datos Sensibles, no está obligado a autorizar su Tratamiento.

2) La necesidad de informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, que los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad especifica del Tratamiento de estos datos.

Sin perjuicio de lo anterior, COCINA SOLUCIONES agradece la prudencia y discreción de los Titulares en la revelación de la Datos Sensibles y solicita que bajo ninguna circunstancia sean revelados a COCINA SOLUCIONES sin haber otorgado su consentimiento previo, libre e informando. En caso de tener dudas respecto de la necesidad de entregar Datos Sensibles, por favor comuníquese con nosotros previa entrega de los mismos.

7. Limitaciones temporales al Tratamiento de los Datos Personales

COCINA SOLUCIONES conservará un registro de la información relacionada con trabajadores, proveedores o clientes durante y después de terminar la relación contractual. Estos registros pueden incluir Datos Personales, los cuales, después de la terminación contractual, serán conservados por un tiempo razonable hasta que la información allí contenida no sea requerida para dar cumplimiento a requerimientos legales, administrativos, de auditoría o regulatorios.

Asimismo,COCINA SOLUCIONES conservará información de contacto de terceros para el envío de noticias, actualización de información, invitaciones a eventos realizados o patrocinados por COCINA SOLUCIONES, después de terminada su relación contractual, salvo solicitud de revocatoria para el Tratamiento de la información, caso en el cual, la información será eliminada para los fines mencionados.

8. Datos Personales no solicitados y tratados mediante un principio legítimo o mediante autorización tacita

 De manera previa al inicio formal de relaciones comerciales o laborales con COCINA SOLUCIONES, es posible que nos sean remitidos Datos Personales sin el consentimiento previo y expreso para su Tratamiento. En estos casos, y ante la imposibilidad de solicitar la autorización previa para el Tratamiento de los Datos Personales, el Titular acepta que con el envío de la información autoriza el Tratamiento de sus datos en relación con la finalidad para la cual hayan sido enviados.

Los casos en los que la autorización tácita aplica, incluyen pero no se limitan al envío de información: i) personas que desean trabajar en COCINA SOLUCIONES; ii) personas que desean solicitar un domicilio y/o reservas a través de la línea telefónica o de la página web de COCINA SOLUCIONES; y, iii) personas que desean vincularse como proveedores de COCINA SOLUCIONES.

Sin perjuicio de lo anterior, y solo en caso de que la relación con estos terceros se formalice y/o sea fácticamente posible, COCINA SOLUCIONES solicitará la firma de la autorización correspondiente para continuar con el Tratamiento de la información. En todo caso, cuando no sea posible la obtención de dicha autorización, COCINA SOLUCIONES garantizará que el Tratamiento que les dé a los Datos Personales, estará directamente relacionado con la finalidad para la cual han sido entregados por el Titular.

9. Prohibición o revocatoria de autorización para el Tratamiento de los Datos Personales

Cualquier persona se encuentra en completa libertad de prohibir o no autorizar el Tratamiento de sus Datos Personales por parte de COCINA SOLUCIONES. Sin perjuicio de lo anterior, en caso de que algunos clientes, proveedores, trabajadores actuales o desvinculados no autoricen el uso de sus Datos Personales o soliciten la revocatoria de la autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales, es posible que COCINA SOLUCIONES no pueda continuar con la relación comercial o no pueda continuar prestando servicios por no contar con la información necesaria para estos fines.

En ese sentido,COCINA SOLUCIONES no se hace responsable por el incumplimiento precontractual o contractual, o por la cesión de beneficios particulares a los que puedan acceder terceros con los que COCINA SOLUCIONES se comunica de manera constante, como consecuencia de la no autorización o su revocatoria para el Tratamiento de datos personales.

 

IV. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de COCINA SOLUCIONES  gozarán los siguientes derechos:

1) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales: los Titulares de Datos Personales podrán ejercer este derecho frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

En cumplimiento de los principios que deben regir el Tratamiento de Datos Personales, COCINA SOLUCIONES se compromete a realizar su mejor esfuerzo por que la información contenida en sus Bases de Datos sea exacta, completa y actualizada. Con este fin, COCINA SOLUCIONES podrá solicitar a sus clientes, proveedores y trabajadores que los actualicen de manera permanente.

2) Derecho a solicitar prueba de la autorización: los Titulares de los Datos Personales podrán solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos, salvo en los casos señalados en el numeral 8 de la esta Política.

3) Derecho a ser informado frente al uso que se le ha dado a sus Datos Personales: los Titulares de Datos Personales tienen derecho a conocer en cualquier momento el uso que se les ha dado a sus Datos Personales, previa solicitud dirigida a COCINA SOLUCIONESo a su Encargado.

4) Derecho a revocar la autorización y/o a solicitar la supresión del dato personal: los Titulares de Datos Personales podrán revocar la autorización otorgada a COCINA SOLUCIONES para el Tratamiento de sus Datos Personales, si evidencia que no han sido respetados los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

5) Derecho a acceder a sus Datos Personales: los Titulares de Datos Personales objeto de Tratamiento podrán acceder de forma gratuita a los mismos.

 

V. PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y PETICIONES

1. Responsable directo de la atención de peticiones, consultas o reclamos

Para todos los efectos, el responsable de la atención de peticiones, consultas o reclamos al interior de COCINA SOLUCIONES es:

Oficial de Seguridad de la Información

Teléfono de contacto: 236-3488

Correo electrónico: habeasdata@cocinasoluciones.com

2. Peticiones o consultas

1. La consulta o petición deberá dirigirse al siguiente correo señalado en el punto 1-V:

habeasdata@cocinasoluciones.com.

2. En el correo electrónico, el Titular deberá identificarse plenamente y describir de manera clara su petición o consulta.

3. COCINA SOLUCIONES atenderá su petición o consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la consulta.

4. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término mencionado, COCINA SOLUCIONES informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando el nuevo término para atender su petición o consulta, el cual no superará cinco (5) días hábiles, contados a partir del vencimiento del término en el anterior punto.

3. Reclamos

1. El reclamo deberá dirigirse al siguiente correo señalado en el punto 1-V

2. En el correo electrónico, el Titular deberá identificarse plenamente y describir de manera clara su solicitud de corrección, actualización o supresión de sus datos. En caso de que el reclamo tenga relación con un posible incumplimiento de cualquiera de los deberes de COCINA SOLUCIONES, se deberá indicar de manera detallada la razón del incumplimiento.

3. En caso de que el reclamo resulte incompleto, COCINA SOLUCIONES requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo del mismo para que lo subsane respecto de sus imprecisiones. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, COCINA SOLUCIONES entenderá que se ha desistido del reclamo.

4. En caso de que COCINA SOLUCIONES reciba un reclamo del que no sea competente para resolver, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

5. Una vez recibido el reclamo completo, COCINA SOLUCIONES incluirá en la base de datos correspondiente una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

6. COCINA SOLUCIONES atenderá el reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

7. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, COCINA SOLUCIONES informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8. Si hay alguna inconformidad con el pedido recibido, el cliente tiene 24 horas para hacer el reclamo desde el momento de su recepción. Pasado ese periodo de tiempo no se aceptará ningún reclamo.

4. Personas autorizadas para el suministro de información de los Datos Personales

Para todos los efectos, COCINA SOLUCIONES solo podrá entregar información contenida en sus Bases de Datos a: 

1)  Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.

2)  Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

3) Los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

COCINA SOLUCIONES se reserva el derecho de solicitar documentación adicional a fin de verificar la calidad de la persona que solicita la información.

IX. VIGENCIA Y MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La presente política se ha adoptado en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, la Resolución núm. 2 del 3 de noviembre de 2015 de la SIC y sus efectos comenzarán a surtirse desde el 26 de diciembre de 2017. El periodo de vigencia de la base de datos será indefinido por el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con la finalidad del Tratamiento expuesta en la presente política.

Cualquier cambio sustancial en las presentes Políticas será comunicado oportunamente a los Titulares de los Datos Personales, de una manera eficiente, antes de implementar una nueva Política.